發(fā)送電子郵件時(shí)必須知道收件人的郵件地址，就像郵寄普通信件時(shí)必須知道收信人的住址一樣。但電子郵件地址與普通住址不同，它有固定有格式，即user@mail.server.name。其中user是收件人的賬號(hào)，mail.server.name是收件人的電子郵件服務(wù)器名，它還可以是域名或十進(jìn)制數(shù)字表示的 IP 地址。@是連接符（音為“at”）用于連接前后兩部分。當(dāng)有郵件發(fā)送到郵箱后，該郵箱的用戶(hù)就可以收取郵件了。

傳送電子郵件的原理實(shí)際上是依靠軟件將輸入的郵件內(nèi)容轉(zhuǎn)換為可以在 Internet上傳輸?shù)男盘?hào)，然后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送出去，當(dāng)?shù)竭_(dá)接收端時(shí)，再將其還原成可以識(shí)別的文字、聲音、圖像或動(dòng)畫(huà)等文件。因此，要收發(fā)電子郵件必須通過(guò)相應(yīng)的服務(wù)器來(lái)完成轉(zhuǎn)換操作。發(fā)送電子郵件的服務(wù)器為發(fā)送郵件服務(wù)器即SMTP，發(fā)送電子郵件時(shí)，先將電子郵件信息通過(guò)Internet 發(fā)送到SMTP發(fā)送郵件服務(wù)器中，然后SMTP發(fā)送郵件服務(wù)器再將郵件發(fā)送至目的地。接收電子郵件的服務(wù)器為接收郵件服務(wù)器，一般為 POP3，它將電子郵件信息轉(zhuǎn)換為可以識(shí)別的內(nèi)容